Open office
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Hier eine sehr gute Anleitung, wie man effektiv mit Open Office als Textverarbeitung arbeiten kann. Lest das vor dem Schrieben der ersten Arbeit. Weiterhin empfehle ich Zotero zur Literaturverwaltung (es gibt ein OpenOffice Plugin).
Der Artikel stammt aus einer alten Ct:
Andre Kramer
Inhaltsverzeichnis |
Frustfrei texten
Texte mit Hilfe der Software-Kollektion vorbereiten und gestalten
Rückt der Abgabetermin der Hausarbeit oder des Dossiers für den Chef näher, bricht häufig Panik aus: Sehen alle Überschriften gleich aus? Ist die Literaturliste vollständig? Solche Formalitäten harten auf. Mit etwas Vorbereitung lassen sie sich auf Textverarbeitung und andere Programme von der Heft-DVD abwälzen. Textverarbeitungsprogram¬me sind störrisch; Obwohl sie vorgeben, automatisch nummerieren zu können, fängt zuweilen jede Überschrift mit .Erstens" an. Kopfzeilen nicht auf der ersten Seite zu platzieren scheint theoretisch möglich, aber prak-tisch nicht durchführ¬bar. Variieren dazu die Textformatierungen sowie Ab¬stände zwischen Überschriften und Fließtext, erhält der Leser den Eindruck, der Autor hätte geschlampt. Dabei scheitert die¬ser nur an den Tücken einer Software. Sorgfältige Vorberei¬tung, sachdienliche Hinweise und Zusatzprogramme für fach¬spezifische Aufgaben wie For¬melsatz, Businessgrafik und Lite-raturverwaitung räumen die Angstgegner aus dem Weg.
Der c't-Software-Kollektion liegt unter anderem OpenOffice3 2.1 bei, das der Microsoft-Al¬ternative nur in wenigen Funk¬tionen wie der Rechtschreib¬und Grammatikprüfung nach-steht. Im Folgenden beziehen sich alle Beispiele auf die in OpenOffice enthaltene Textver¬arbeitung Writer. Sie lassen sich bei Bedarf mit geringen Abwei¬chungen auch auf Word anwen¬den und auf StarOffice 7, den Verwandten der freien Software, sowieso. Beide liegen für Win¬dows und Linux bei.
Straff organisiert
Eine nach allen Erfordernissen des Dozenten oder der Firma gestaltete und korrekt formatier¬te Dokumenten vorläge beugt manchem Arger vor. Um Detailfragen der Formatierung musste man sich nur ein einziges Mal kümmern. Das Werkzeug Nummer l dafür ist die Formatpalette. Sie öffnet und schließt sich bei einem Druck auf die Taste F11. OpenOffice bietet Vorlagensets für Zeichen, Absätze, Seiten, Rahmen und Listen. In dieser Reihenfolge kann man sie über die Ikonleiste in der Palette auf rufen. Absatzvorlagen existieren beispielsweise für Überschriften verschiedener Ordnung, Standardtext und Fußnoten. Sie sorgen etwa dafür, dass die Überschriftt 1 immer in Arial 16 Punkt erscheint. Formatvorlagen unterscheiden schreiben neben visuellen aber auch logische Merkmale: Die Überschriften erster lassen sich damit ansprechen über den Navigator zum Beispiel; die Taste F5 holt ihn hervor. Wie die Gliederungsansicht bei Word listet er alle Überschriften auf, ist aber keine Dokumentenansicht, sondern in einer Pa- tette untergebracht und daher ständig verfügbar. Der Navigator steuert außerdem alle Grafiken, Tabellen und OLE-Objekte auf einen Mausklick an. Über das Kontextmenü in der Palette Formatvorlagen lassen sich diese bearbeiten, um bei¬spielsweise die Absatzvorlage .Standard" auf Times New Ro¬man, 12 Punkt. 1,5fachen Zeilen¬abstand und Blocksatz umzustel¬len. Zur besseren Lesbarkeit kann man im Karteireiter .Ein¬züge und Abstände" dafür sor¬gen, dass im Fließtext die erste Zeile eines jeden Absatzes um mindestens 0,7 mm eingerückt wird und die Absätze unterein¬ander einen etwas größeren Ab¬stand bekommen als der Rest des Textes. Hurenkinder und Schusterjun¬gen lassen sich im Reiter .Text-fluss" unterdrücken. Die blumi¬gen Begriffe bezeichnen Zeilen, die herrenlos unten am Seiten¬ende (Schusterjunge) bezie¬hungsweise oben an deren An¬fang (Hurenkind) übrig bleiben. OpenOffice lässt auf Wunsch nur mindestens zwei oder drei Zei¬len stehen. Damit später keine Lücken im Text klaffen, sollte man an dieser Stelle auch die automatische Silbentrennung aktivieren. Vorlagen lassen sich über das Kontextmenü nicht nur modifi¬zieren, sondern auch erstellen. Wer beispielsweise am Ende eines jeden Kapitels die wich¬tigsten Punkte zusammenfassen möchte, legt dafür eine Absatz¬vorlage "Zusammenfassung" an, die den Absatz um je einen Zen¬timeter links und rechts einrückt und ihn mit einer einen Punkt breiten Umrandung versieht (siehe gleichnamige Registerkar¬te). Der Rand sollte in vertikaler wie horizontaler Richtung min-
destens so groß sein wie eine Schriftzeile.
Hübsch gemacht
Kopfzeilen verpassen dem Mus- terdokument noch einen Hauch mehr Professionalität und sor- gen für Orientierung. Sie können neben Text auch Feldbefehle aufnehmen, die zum Beispiel Sei-tenzahl und Anzahl der Seiten Im Dokument unterbringen. Die Funktion verbirgt sich hinter dem Menüpunkt Einfügen/Feld-befehl. Neben dem Namen des Autors oder des Dokuments kann man auch das aktuelle
Datum, den Kapitelnamen und die Kapitelnummer einfügen. Letztere findet man unter dem Menüpunkt .Andere". Felder er¬scheinen im Dokument grau hinterlegt. Die Tastenkombina¬tion Strg+F9 schaltet zwischen Feldname (Seitennummer) und Feldinhalt (3) hin und her. Eine horizontale Linie trennt die Kopfzeile vom übrigen Flie߬text. So erfasst der Leser die In¬formation schneller, der Autor beugt Verwirrung vor. Unter Ein¬fügen/horizontale Linie finden sich schrille Vorlagen. Selbst die .einfache" Linie ist in Wahrheit eine doppelte. Wer es schlicht und elegant mag, bearbeitet die Absatzvorlage .Kopfzeile" und spendiert ihr unten einen Rand. Mit Kopfzeilen auf Kriegsfuß Kopf- und Fußzeilen haben die unangenehme Angewohnheit, auch auf Seiten zu erscheinen, wo man sie nicht haben will, bei¬spielsweise auf der ersten. Des Rätsels Lösung sind Seitenvorla¬gen. Auf allen Seiten, denen eine bestimmte Vorlage zugewiesen ist erscheint die gleiche Kopf¬zeile. Außer deren Gestalt be¬stimmen Seitenvoriagen Ränder, Spartenanzahl und die Trennlinie über Fußnoten. Per Default ist für jede Seite die Vorlage .Standard" eingestellt. Ein Doppelklick auf die Wunsch¬vorlage ändert das für die aktive Seite. Die erste Seite kennzeich¬net man passenderweise als "Erste Seite". Auf der zweiten soll das Inhaltsverzeichnis stehen. Die Seite ziert wie die erste keine Kopfzeile und wird daher als .Ver¬zeichnis" gekennzeichnet Stan¬dardseiten kommen ab der drit¬ten Seite zum Einsatz, Sie besit¬zen die tonangebende Kopfzeile für das Dokument sowie den vom Prüfer gewünschten breiten Rand. Damit die Vorlagen in der rich¬tigen Reihenfolge auftreten, muss man ihnen im Karteireiter .Verwalten" zuweisen, weiche Vorlage auf eine andere folgen soll. Auf Grund dieser Folgevorla gen ändert OpenOffke beim Zu weisen per Doppelklick meist nicht nur die Vortage der aktiven, sondern diejenigen anderer Sei ten gleich mit. Folgt auf die "Erste Seite" per definitionem eine Stan dardseite, kann man sich in der Formatvoriagenpalene bei dem Versuch, die zweite Seite als .Ver- zeichnis" auszuweisen, wund kli¬cken - der Erfolg bleibt aus.
Bei Unkenntnis dieses Tricks wirkt das Verhalten der Textver¬arbeitung wie Voodoo. Er hat aber einen Sinn. Beispielsweise kann man definieren, dass auf die "Erste Seite" eine .Linke Seite" folgt darauf eine .Rechte Seite" und auf die rechte wieder eine linke. Letztere wechseln sich bis zum Ende des Doku¬ments ab. Den Mechanismus durchbricht einzig ein manueller Seitenwechsel über das Menü "Einfügen". Der Dialog enthaft einen Befehl, der Seitenvoriagen in einem Dropdown-Menü zur Auswahl stellt Unabhängig vom Folgemechanismus kommt nach dem Umbruch garantiert die ge¬währte Vorlage. Dabei kann es sich um ein weiteres Deckblatt handeln, nach dem der Wechsel zwischen linker und rechter Seite von Neuem beginnt. Je nach Anforderung stehen vor oder nach dem Inhaltsver¬zeichnis weitere Seiten für Abstract, Urheberschaft oder Vor- wort Häufig soll das Vorwort rö¬mische und der Hauptteil arabi¬sche Seitenzahlen bekommen. Ober Vortagen kann man das Dokument in Bereiche mit unter¬schiedlichem Layout unterteilen.
Nummern schieben
Überschriften sollen üblicher¬weise durchnummeriert sein, was entweder für Handarbeit und Fehler oder für bockiges Verhal¬ten seitens der Textverarbeitung sorgt. Häufig beginnen nachträg¬lich hinzugefügte Gliederungs-punkte mitten im Dokument bei „l.", anstatt skh ordentlich einzu-reihen wie jede andere anstän¬dige Überschrift auch. Des Rät¬sels Lösung liegt im Menüpunkt Extras/Kapitelnummerierung. Hier kann man das Nummemformat für jede Überschriftenvorlage an¬geben und in einem Vorschau¬streifen begutachten. Danach gliedert die Textverarbeitung korrekt und wird dies auch tun, wenn man Gliederungspunkte hinzufügt oder entfernt Nutzt man die für Listen ge¬dachte Nummerierungsfunktion aus der Menüleiste „Nummerie-rung und Aufzahlungszeichen", tritt bei Änderungen am Aufbau der Gliederung das beschriebe¬ne Problem auf. Auf keinen Fall sollt* man den Formatvorlagen der Überschriften eine Numme-rierungsvorlage zuweisen. Spä¬ter würde die gesamte Über¬schriftenebene nicht mehr in In¬haltsverzeichnis und Navigator auftauchen. Sollte trotz perfekt formatierter Kapitelnummerie-rung der Wurm in der Gliede¬rung sein, hilft ein Klick auf den Button "Nummerierung An/Aus" dem Arbeitswillen von Writer auf die Sprünge. Stimmt die Gliederung, kann man auf der vorbereiteten Seite ein Inhaltsverzeichnis generie- ren. Der Befehl dazu verbirgt sich im Menü unter Einfügen/Ver-zeichnisse/Verzeichnisse. Per Kon¬textmenü bringt man es jeder¬zeit auf den aktuellen Stand. Bis auf das Literaturverzeich¬nis, das später eine andere An¬wendung einfügt, steht das Grundgerüst für kurze wie für lange Dokumente. Alle Änderun¬gen speichert OpenOffke nkht global, sondern im Dokument. Als OpenDocument-Textvorlage (OTT) abgespeichert, steht die individuelle Konfiguration künf¬tig zur Verfügung. Bei einem Aufruf legt Open-Office eine un¬benannte Datei an. Änderungen daran betreffen nur die OTT-Datei, wenn man sie als solch« wieder neu abspeichert Auch für andere, weniger komplexe Aufgaben wie Handzettel zum Referat Briefe oder Mitteilungen fürs schwarze Brett kann man solche Vorlagen anlegen.
Gut gemeint gut gemacht
Zu den gut gemeinten Ratschla¬gen bei der Textverarbeitung ge¬hört häufig auch das Anlegen von Global- und Filialdokumen-ten, damit große Projekte nicht in einer einzigen Datei landen. Das Globaldokument (über Datei/ Senden/Globaldokument erzeu¬gen) bindet über die Navigator-palette Filialdokumente ein. Wri¬ter verwartet im Unterschied zu Word allerdings auch groß« Do¬kumente mit vielen Bildern ohne Probleme. Das Verknüpfen meh¬rerer Dokumente zu einem Werk ist hingegen volter Tücken: Filial¬dokumente können durch Ver¬schieben oder Umbenennen verloren gehen, Fußnoten und Seitenzahlen geraten leichter aus dem Tritt Auch beim Einsatz von OLE-Objekten sollte man bedenken. dass Links nach Verschieben oder Umbenennen der Ztatdatti ins Leere weisen. Wo verlorene OLE-Objekte wie eine In Writer verUnkte Calc-Tabelle einmal hergekommen sind, Iässt skh später kaum mehr nachvollzie hen. Mit der Verknüpfung gehen dann auch die Daten verloren. Wer die Technik verwenden will, legt für eingebettete Dateien am besten ein eindeutig benanntes Unterverzeichnis an und ge¬wöhnt sich an, solche Datei-Ver¬zeichnis-Paare ähnlich wie HTML-Seiten und deren Bilder-Ordner zu verwalten.
Gezielt denken
Bevor man ein größeres Werk in Angriff nimmt sollte die Argu¬mentationsstruktur feststehen. Ein Mind-Mapping-Tool erstellt kognitiv« Karten, die der Kreati¬vität auf die Sprünge heften kön¬nen. Auf der Heft-DVD befindet sich eine voll funktionsfähige und aktuelle Version des ansonsten für 40 Euro im Handel erhält¬lichen Programms MindGenius 2 Home. Das Brainstormlng be¬ginnt indem man dem zentralen Knoten ein Thema gibt Ein Druck auf die Einfügen-Taste öffnet ein Eingabefenster für ein neues Stichwort welches die Software als untergeordneten Zweig an das Hauptthema anhängt Das Programm verbindet jedes neue Konzept automatisch mit dem zuvor markierten. Die Mind-Map ist streng hierarchisch gegliedert und akzeptiert nur nebengeordnete oder unterge- ordnete Stkhpunkte. So 2 das Konzept den Nutzer, Thema zu strukturieren und of fenbart welcher Bereich nodll nicht ausreichend differenztert ist Alle Begriffe versieht das Pro-1 gramm auf Wunsch mit Notizen | oder Fotos. Die Mlnd-Map lässt sich spa¬ter eins zu eins als Gliederung für die Seminararbeit verwenden, denn das Endprodukt speichert MindGenius nkht nur in einem eigenen Format, sondern auch als RTF-Datei inklusive aller Bil¬der und Notizen. Mit der RTF-Datei sollte man allerdings nicht sofort weiterarbeiten. Die Über¬schriften sehen zwar hübsch for¬matiert aus, ihnen sind aber keine Formatvorlagen zugeteilt, die sie als solche auszeichnen. In OpenOffke ist also noch etwas Konvertierungsarbeit leisten. Die von MindGenius vor¬gegebene Auszeichnung nach dem Modell U 1.1:. 1.1.1: kam man sich beim Umformatieren zunutze machen, indem man a»» Vertreter einer Überschriftenebene über die Suchfunktion ausfindig macht Der reguläre Ausdruck " ^[0-9]{1,2}: " spürt alle Überschrif ten erster Ordnung auf und nur diese. Der Zirkumflex oder das Dach-Zeichen sorgt dafür, dass Writer den folgenden Ausdruck nur am Anfang eines Absatzes findet. Die Zahlen in den ge¬schweiften Klammem geben an wie oft der Ausdruck vorkommen soll. Die Klammer braucht man ab der zehnten Überschrift, ansonsten ten reicht " [0-9]: " Damit das Ganze funktioniert, verlangt OpenOffice unter „Mehr Optio¬nen" in der Checkbox .Regulärer Ausdruck" ein Häkchen. Über das Formatvorlagen-Feld kann man anschließend allen Überschriften erster Ord¬nung zugleich das Format „Über¬schrift 1" zuweisen. Mit dem Aus¬druck ,,A[0-9]{1,2}.[0-9]{1,2}:" fin¬det man alle Überschriften zwei¬ter Ordnung und verfährt auf die gleiche Weise. Für spätere Durchgänge gleicher Art zeich¬net OpenOffice die ganze Aktion auf Wunsch als Makro auf. Die Überschriften kann man nun als Hauptteil zwischen Ein¬leitung und Schluss in das Mus terdokument kopieren. Man soll¬te sie aber der Nummerierung durch MindGenius berauben und das lieber der Textverarbei¬tung überlassen. Fließtext fügt sich anschließend als Standard¬text nahtlos im vorher eingestell¬ten Format in das Dokument.
Nachweislich
Ohne Literatur füllen sich die Lü¬cken zwischen den Überschriften nicht. OpenOffice besitzt eine einfache Datenbank zum Sam¬meln und Einfügen von Literatur¬hinweisen in einen Text. Finden und Eintragen muss man die Werke allerdings noch selbst. Pro¬fessionelle Programme wie die auf der Heft-DVD befindlichen Spezialversionen von Bibliogra-phix und Citavi recherchieren über das Z39.50-Protokoll in Hun¬derten von Bibliothekskatalogen und übernehmen ausgewählte Titel in ihre Datenbanken. Mit dem Zusatzprogramm Citavi Pi-cker kann man alternativ auch in Firefox wie gewohnt recherchie¬ren und Literaturangaben per Knopfdruck in Citavi überneh¬men. Man installiert den Picker, indem man das Programmarchiv mit Firefox öffnet. Zu jedem Literatureintrag las¬sen sich Zitate inklusive Seiten¬angabe eintragen. Beide Pro gramme übergeben sie als Fu߬note oder Verweis in Klammern an Word. Das Format bestimmt der Nutzer. In Bibliographix muss man zuvor unter Werkzeuge/Pro¬grammeinstellungen/Literatur/ Textverarbeitung das bevorzugte Standardprogramm festlegen. Mit OpenOffice arbeiten beide Programme nicht so naht¬los zusammen wie mit Word. Sie kopieren stattdessen einen Platz¬halter in die Zwischenablage. Fußnoten stehen nicht zur Verfu¬gung, allerdings ist deren Ver¬wendung für Literaturverweise mittlerweile ohnehin umstritten. Sie rauben Platz und verweisen einmal zu viel, nämlich vom Text in die Fußzeile und von der Fu߬zeile ins Literaturverzeichnis. Mitt¬lerweile hat sich die Zitierweise im Text nach den Mustern [KRA07] und (Kramer, 2007) eingebür¬gert. Bibliographix geht default-mäßig nach der ersten, Citavi nach der zweiten Variante vor. Beides lässt sich ändern, in Ci¬tavi beispielsweise über den Zita¬tionsstil-Editor, in dem man Bau¬steine wie Autor und Jahr per Drag & Drop in die richtige Rei¬henfolge bringt. Sollte für eine Zeitschriftenpublikation plötzlich ein anderer Zitierstil gefordert sein, kann man das gesamte Ver¬zeichnis ruckzuck umformatieren. Der Publikationsassistent bei Citavi beziehungsweise die Funktion Ein-Klick-Anhang bei Bibliographix übersetzen alle Platzhalter in Literaturangaben und erstellen automatisch das Li¬teraturverzeichnis. Die Spezial-version von Bibliographix hört bei einem Literaturverzeichnis von maximal 20 Titeln auf, ist aber hinsichtlich der Datenbank nicht limitiert. Citavi erstellt pro¬blemlos längere Verzeichnisse, speichert aber nur 100 Eintrage pro Datenbank.
Sonderinteressen
Für Elemente jenseits des Buch¬stabens fühlt sich die Textverar¬beitung nicht sonderlich verant¬wortlich. Immerhin besitzt Open¬Office einen Formeleditor (Ein¬fügen/Objekt/Formel). Dessen Bedienung erschließt sich jedoch nicht gerade von selbst. Die Skriptsammlung Dmaths bringt Formeln einfacher auf die Seite. Mit Hilfe einer zusätzlichen Icon- leiste, die sich über einen gelben D-Button hervorholen und ver¬stecken lässt, kann man Integra¬le, Summen und andere Ausdrü¬cke per Mausklick zusammen¬stellen. Man trägt lediglich durch Semikola getrennt Parameter und Ausdrücke ein und drückt einen Bufton, beispielsweise den Integralknopf. Bei falschen Anga¬ben erinnert Dmaths an die Syn¬tax. Die Skriptsammlung rechnet mathematische Funktionen auf Wunsch in Graphen um und zeichnet sie in den Writer. Unter Windows neigt die Zeichenfunk¬tion allerdings zu Abstürzen. Eine weitere Aufgabe, die so¬wohl Word als auch Writer nur eingeschränkt bewältigen, ist das Erstellen von Diagrammen. Sie visualisieren Programmabläufe, staatliche Strukturen, biochemi¬sche Kreisläufe und vieles mehr. Damit tragen sie mehr zum Ver¬stehen bei als eine Seite erklären¬der Text. Die auf DVD enthaltene Spezialversion von Coneept-Draw V zeichnet Rechtecke, El¬lipsen, Kreise sowie Pfeile und versieht sie mit Text. Alle Ob jekte lassen sich einzeln oder als Gruppe drehen, verschieben oder spiegeln. Den Frickelfaktor reduziert, dass sie sich automa-tisch am Raster oder an Hilfs¬linien ausrichten. ConceptDraw exportiert Diagramme in ver¬schiedene Pixelgrafikformate oder als PDF. Mit seinen nüchter¬nen Formen erweist es sich als flexibel einsetzbar. Allerdings sollte der Nutzer ein Auge für Farben mitbringen, da Concept¬Draw eher schrille Töne anbietet. Die zweite Diagramm-Soft wäre auf der Heft-DVD, Edraw, ist mit größerem Formenreich¬tum gesegnet. Beispielsweise wartet sie mit Pfeilen auf, die mehrere Endungen haben. Visi¬tenkartenähnliche Objekte, Hard¬ware-Symbole und Verbindun¬gen für boolesche Operationen kommen speziellen Wünschen entgegen. Edraw sorgt mit sei¬nen filigranen Formen, runden Kanten, Farbverläufen und Pas¬telltönen spielend für einen pro-fessionellen Auftritt. Das Export¬menü listet zwar SVG und PDF auf, die Version von der Heft-DVD exportiert aber nur Pixel¬grafik. Zum Einbinden in eine Textverarbeitung reicht das aus. Alternativ zum Export kann man die Grafiken aus beiden Programmen per Copy & Paste direkt in die Textverarbeitung übertragen. (akr)
ct C't 2007, Heft 4
